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Microsoft Exchange – für bessere Kommunikation

Schnelle und zuverlässige Kommunikation innerhalb eines Unternehmens sowie zu Kunden und Geschäftspartnern ist eine der wesentlichen Voraussetzungen für den wirtschaftlichen Erfolg eines jeden Unternehmens. Effiziente Strukturen und zuverlässige Programme bilden dafür die Grundlage. Ob in großen oder kleinen Betrieben, heutzutage wird es immer wichtiger, Kommunikationswege und die Aufgabenaufteilung effizient zu koordinieren. Helfen kann hierbei Microsoft Exchange.

Was ist Microsoft Exchange?

Ursprünglich als E-Mail-System entwickelt, ist Microsoft Exchange Server heute vielmehr eine Groupware- und E-Mail-Transport-Server-Software und damit vor allem für den Einsatz in Unternehmen gedacht. Während in sehr kleinen Unternehmen meist nur eine Person die eingehenden E-Mails liest und beantwortet, wird dies bedeutend schwieriger, wenn in größeren Unternehmen mehrere Beschäftigte mit dieser Aufgabe betraut sind. Um einen reibungslosen Ablauf sowie Doppelbeantwortungen oder untergehende Nachrichten zu vermeiden, sollten die jeweiligen Zuständigkeiten genau festgelegt werden.

Doch Microsoft Exchange kann noch viel mehr als nur die Organisation des E-Mail-Systems. Das Programm kann als zentrale Ablage und Verwaltung von E-Mails, Terminen, Kontakten sowie Aufgaben und weiteren Elementen für mehrere Anwender genutzt werden. Damit lässt sich die Zusammenarbeit deutlich einfacher koordinieren und der Austausch untereinander vereinfachen.

Voraussetzungen für Microsoft Exchange

Um Microsoft Exchange Server nutzen zu können, benötigen Sie eine entsprechende Windows-Server-Software. Außerdem ist eine passende Client-Software wie beispielsweise Microsoft Outlook aus dem Microsoft Office Paket notwendig. In Microsoft Exchange selbst ist bereits Outlook on the Web als browserbasierte Webanwendung enthalten.

Was kann Microsoft Exhcange?

Aus dem ursprünglich als einfaches E-Mail-System entwickelten Programm wurde im Laufe der Zeit eine umfangreiche Groupware-Lösung. Dabei umfasst Microsoft Exchange heutzutage einen breiten Funktionsumfang. Dazu gehören insbesondere:

• Verwaltung von E-Mails

• Koordination von Terminen und eine integrierte Kalenderfunktion mit Terminplanungsassistenten

• Ablage von Kontakten, Adressen und Notizen sowie ein globales Adressbuch

• Möglichkeit zum mobilen Zugriff dank ActiveSync-Technologie

• Abruf von E-Mails via POP3/IMAP4 sowie Zustellung über SMTP

• Zertifikatsbasierte Authentifizierung

• Ein Intelligenter Spam-Filter mit SmartScreen-Filtertechnologie sowie Intelligent Message Filter

• Einrichtung einer globalen Annahme- und Blockierliste

• Unterstützung von Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME)

• Automatische Anti-Viren-Filterung sowie Möglichkeit zur Einbindung von Antivirensoftware von Drittanbietern.

• Webzugriff auf die Serverfunktionen via Outlook Web App

• Sender-ID-E-Mail-Authentifizierungsprotokoll wird unterstützt

• Data Loss Prevention

Die mit Microsoft Exchange verwalteten Daten werden dabei grundsätzlich unterteilt in persönliche und benutzerabhängige sowie gemeinsam genutzte Daten. Durch die sogenannten öffentlichen Ordner der gemeinsam genutzten Daten wird die Zusammenarbeit in Gruppen vereinfacht.

In den meisten Fällen kommt als Front-End-Anwendung Microsoft Outlook zum Einsatz. Allerdings kann Microsoft Exchange auch unter Linux in Kombination mit Novell Evolution genutzt werden. Alternativ ist auch eine Nutzung von Microsoft Exchange über die Outlook Web App oder dank ActiveSync über mobile Geräte möglich.

Im Zusammenspiel mit Microsoft Exchange kann auch der Funktionsumfang von Microsoft Outlook erweitert werden. So lassen sich verschiedenste neue Regeln für eingehende Mails einstellen, die direkt auf dem Server abgearbeitet werden. Auch lässt sich ein Abwesenheitsassistent einstellen, der eingehende Mails mit einer entsprechenden Notiz beantwortet.

Außerdem kann der Nutzer bestimmte Ordner oder den eigenen Kalender für andere Nutzer freigeben. Im Rahmen der gemeinsamen Terminplanung, beispielsweise für Besprechungen, wird dem Einladenden direkt angezeigt, ob der Eingeladene verfügbar ist oder nicht.

Unterschiede der einzelnen Microsoft Exchange Editionen

Microsoft Exchange ist in zwei verschiedenen Editionen erhältlich. Möchten Sie die Kommunikation, die Zusammenarbeit sowie den Austausch innerhalb Ihres Unternehmens verbessern, so haben Sie die Wahl zwischen:

• Microsoft Exchange Standard

• Microsoft Exchange Enterprise

Was bietet Microsoft Exchange Standard?

Microsoft Exchange Standard ist insbesondere für kleine und mittlere Betriebe zu empfehlen. Die grundlegenden Funktionen beider Editionen sind nahezu identisch. Der größte Unterschied zwischen der Standard- und der Enterprise-Edition liegt in der Anzahl der unterstützten Datenbanken. Mit Microsoft Exchange Standard können bis zu fünf Datenbanken eingerichtet werden. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist das völlig ausreichend.

Was bietet Microsoft Exchange Enterprise?

Mit Microsoft Exchange Server Enterprise können Unternehmen Ihre internen Kommunikations- und Kooperationsprozesse deutlich verbessern. Dadurch kann insbesondere in der Teamarbeit die Arbeitsproduktivität gesteigert werden. Durch intelligente Filtertechnologien, welche die Arbeitsweise der Nutzer analysieren und wichtige Nachrichten anhand spezifischer Vorgaben filtern, wird außerdem die Priorisierung der zu erledigenden Aufgaben gefördert.

Mit dem Anschluss von OneDrive for Business kann außerdem das gemeinsame Arbeiten an Dateien durch eine Freigabe, Aktualisierung und Bearbeitung in Echtzeit optimiert werden. Die Enterprise-Edition von Microsoft Exchange eignet sich vor allem für größere Unternehmen, da im Gegensatz zur Standard-Variante bis zu 100 Datenbanken angeschlossen werden können.

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